Tháo gỡ “nút thắt cổ chai” trong quy trình vận hành Doanh nghiệp
Những điểm tắc nghẽn trong quy trình kinh doanh không chỉ làm giảm hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, tốn chi phí mà còn là yếu tố chính cản trở sự phát triển của các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ.
Hãy cùng 247Business tìm hiểu về những nguyên nhân và giải pháp tháo gỡ những “nút thắt cổ chai” này cho doanh nghiệp của bạn.
“Nút thắt cổ chai” là gì?
“Nút thắt cổ chai” là một hiện tượng gây tắc nghẽn quy trình hoạt động của một doanh nghiệp. Nút thắt cổ chai xảy ra khi khối lượng công việc nhiều dồn lại cùng lúc khiến người lao động không kịp xử lý, từ đó gây ra chậm trễ trong công việc. Vấn đề này nếu không được giải quyết nhanh, lâu dần sẽ khiến công việc bị chậm trễ và phát sinh thêm chi phí.
2 loại "nút thắt" trong quy trình làm việc:
- Nút cổ chai ngắn hạn: Xảy ra do những nguyên nhân bất ngờ, mang tính tạm thời. Ví dụ, nếu một thành viên chủ chốt của một dự án bị ốm và phải nghỉ ba ngày, công việc sẽ tồn đọng vì không có ai thay thế anh ta hoặc cô ta.
- Nút cổ chai dài hạn: Nút thắt xảy ra thường xuyên, lặp đi lặp lại trong thời gian dài mà không được giải quyết. Ví dụ: một công ty truyền thông có thể có tới năm người biên tập video hiệu quả nhưng chỉ có một người chịu trách nhiệm xét duyệt nội dung nên sản phẩm cuối cùng luôn ra mắt muộn hơn thời hạn dự kiến.
Một số nguyên nhân gây ra tắc nghẽn quy trình
- Quy trình xử lý và phê duyệt báo cáo, đề xuất thủ công còn rườm rà.
Nhiều thống kê cho thấy doanh nghiệp lãng phí trung bình 40% thời gian ngày làm việc để giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, báo cáo kinh doanh. Hiệu suất nguồn nhân lực cũng bị ảnh hưởng rất nhiều. Thay vì 100% như mong đợi của nhà quản lý, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên chỉ đạt 50-60%.
- Nhân viên luôn biện minh cho sự chậm trễ.
Nếu không đáp ứng được thời hạn, người này đổ lỗi cho người kia chậm tiến độ, còn người kia lại thay đổi lý do không nhận được email và gửi báo cáo nhầm. Ai cũng có cớ, mọi việc chậm lại, kết quả là sếp cũng không biết trách ai.
- Làm việc nhóm kém hiệu quả và công việc không được phân công chính xác.
Nếu cố gắng giao việc bổ sung mà không phân chia công việc chi tiết ngay từ đầu thì toàn bộ công việc của phòng ban sẽ bị đảo ngược, ảnh hưởng đến tiến độ và không đảm bảo chất lượng công việc chung.
- Thiếu sự tương tác giữa các cá nhân và bộ phận
Một môi trường tương tác trực tiếp giữa các cá nhân trong quy trình làm việc là rất cần thiết. Tuy nhiên, do cách xử lý công việc cá nhân, thiếu sự tương tác, thảo luận, trao đổi ý kiến nên xảy ra sự khác biệt về quan điểm trong quá trình thực hiện công việc, mà làm giảm hiệu quả công việc.
- Công việc lặp đi lặp lại mất quá nhiều thời gian
Nếu ai đó dành 5 giờ một tuần để làm điều tương tự. Ví dụ: việc tạo và chia sẻ email có thể được chuẩn hóa và tự động hóa. Mỗi tháng, họ dành 20 giờ để làm đi làm lại cùng một công việc nhàm chán, vô ích.
- Làm việc vượt quá khả năng
Nếu quy trình công việc kinh doanh liên quan đến sự phê duyệt hoặc đánh giá của những cá nhân thiếu khả năng xử lý thì có thể xảy ra tình trạng tắc nghẽn.
"Nút thắt cổ chai" gây ra nhiều ảnh hưởng tới doanh nghiệp
- Tốn nhiều chi phí sản xuất-vận hành-sửa chữa làm giảm doanh thu và lợi nhuận.
- Tiến độ kinh doanh bị trì hoãn và công ty bỏ lỡ những cơ hội quý giá.
- Giảm năng suất lao động, phá vỡ kế hoạch số lượng sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ) cuối cùng do công ty thiết lập.
- Hết hàng, không phát huy được lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
- Đặt cả người quản lý và nhân viên vào thế bị động trong công việc: khi rảnh rỗi và không có việc gì để làm, nút thắt “mở” khiến họ quá tải với công việc.
- Gây khó khăn trong việc tính toán các nguồn lực (thời gian, nhân lực, vật lực...) cần thiết cho việc quy hoạch hợp lý.
- Xảy ra mâu thuẫn, chỉ trích lẫn nhau giữa đồng nghiệp, phòng ban.
- Khiến nhân viên phải chờ đợi nhiều, gây nhàm chán, áp lực, kém động lực làm việc
...
>> XEM THÊM: 5 bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Giải quyết “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp
- Tìm giải pháp sáng tạo cho vấn đề
Khi bạn xác định được những điểm nghẽn trong quy trình của mình, bạn có thể xem xét chúng một cách khách quan và bắt đầu nghiên cứu cách khắc phục những vấn đề này. Nếu mọi người trong nhóm đều tham gia thì đây là một bước đi tốt.
Làm việc theo nhóm với những quan điểm và ý tưởng đa dạng có thể chính là điều bạn cần để tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Ngoài việc cung cấp nhiều ý tưởng, việc kích thích tương tác sẽ giúp nhóm của bạn gắn kết hơn và thực hiện những thay đổi cần thiết.
- Luôn có những giải pháp thay thế.
Trong khi tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề, đừng bỏ qua các giải pháp thay thế được đưa ra cho bạn. Hãy xem xét tất cả các lựa chọn của bạn và giữ lại các kế hoạch B, C và D trong trường hợp kế hoạch A không diễn ra như mong đợi.
Điều quan trọng là phải theo dõi các quy trình của bạn thường xuyên để giữ cho chúng luôn cập nhật và hiệu quả.
Ngay cả các quy trình cũ, đã được thiết lập cũng có thể mất hiệu quả và cần được cập nhật theo thời gian. Bạn cần xây dựng các quy trình linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài.
- Liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến thắt cổ chai.
Bạn cần hiểu từng bước của quá trình thực hiện cải tiến. Từ việc lập bản đồ quy trình đến xác định các điểm nghẽn, tìm giải pháp cũng như xây dựng và triển khai các kế hoạch hành động.
Giữ cho quá trình cải tiến luôn năng động và liên tục đánh giá lại kết quả. Rất có thể ý tưởng đầu tiên của bạn về giải pháp không phải là câu trả lời hoàn hảo cho vấn đề của bạn. Nhưng điều quan trọng là bạn phải thực hiện kế hoạch của mình để nhận được phản hồi thực tế và tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Cải tiến liên tục thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đánh giá sẽ cung cấp thông tin và dữ liệu bạn cần để thực hiện các điều chỉnh.
Nút cổ chai giữ vai trò mấu chốt cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp, hy vọng với những chia sẻ trên đây, các CEO có thể tìm được cách giải quyết hiệu quả nhất cho điểm nóng xuất hiện trong quá trình vận hành doanh nghiệp mình.
>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây
Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business