STARS - Mô hình phân bổ công việc cho cấp dưới hiệu quả

Sau mỗi kế hoạch mới, việc phân chia công việc cho cấp dưới đảm bảo quy trình vận hành trơn tru, đúng tiến độ và hiệu quả là một nhiệm vụ đầy thách thức đối với các nhà quản lý. Tham khảo mô hình STARS trong bài viết dưới đây của 247 Business để có được phương pháp phân chia công việc cho nhân viên hiệu quả, mang lại hiệu suất làm việc nhóm cao cho doanh nghiệp mình.

Vai trò của việc phân công công việc

Phân công nhiệm vụ có vai trò quan trọng đối với cả người giao nhiệm vụ và người được giao nhiệm vụ. Đặc biệt:

- Đặt ra nhiệm vụ, mục tiêu rõ ràng để nhân viên có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ.
- Phân bổ công việc hợp lý để nâng cao kỹ năng, chuyên môn của nhân viên và đạt hiệu suất công việc cao nhất.
- Phân bổ nhiệm vụ hợp lý giữa các nhân viên để làm việc nhóm hiệu quả.
- Đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Động viên và thu hút nhân viên.

Những nguyên tắc giao việc cho nhân viên

- Phân công công việc dựa trên năng lực của nhân viên

Mọi người đều sẽ có những điểm mạnh và những hạn chế. Công việc của người quản lý là quan sát, theo dõi để khám phá và phát huy điểm mạnh của nhân viên. Từ đó, họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất, phù hợp với khả năng và thế mạnh của bản thân mình.

- Phân chia công việc rõ ràng và đặt ra thời hạn cụ thể.

Công việc phải được phân chia rõ ràng, minh bạch, tránh xung đột thời gian, xung đột nội bộ. Ngoài ra, khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, các yêu cầu phải được thảo luận kỹ lưỡng để tiết kiệm thời gian sửa chữa.

Thời hạn deadline là điều cần thiết để tạo ra văn hóa làm việc khoa học, có hệ thống và có nguyên tắc. Là một người quản lý khôn ngoan, giỏi giao việc cho cấp dưới, bạn nên biết cách đặt ra thời hạn phù hợp, tiết kiệm thời gian và phát huy tối đa tài năng của nhân viên.

- Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc.

Để đảm bảo tiến độ công việc, người quản lý phải thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc một cách cẩn thận. Tuy nhiên, bạn không nên can thiệp quá sâu vào nhiệm vụ của họ. Thay vì tập trung vào quy trình hoặc phương pháp thực hiện, nhân viên nên được đánh giá dựa trên hiệu suất công việc của họ.

- Ngay lập tức tổng kết và rút ra kinh nghiệm

Vào cuối mỗi quá trình phân công, người quản lý nên gặp trực tiếp nhân viên để thảo luận về đánh giá hiệu suất công việc gần đây. Nếu chưa tốt hãy nhắc nhở và rút kinh nghiệm. Nếu không, hãy khuyến khích và khen ngợi họ nếu có thể. Người lãnh đạo phải duy trì thái độ khách quan và trung thực thông qua những lời khen ngợi và phê bình rõ ràng để thúc đẩy sự phát triển của nhóm.

>> ĐỌC THÊM: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản cho doanh nghiệp

5 bước phân bổ công việc cho nhân viên theo mô hình STARS 

Mô hình STARS (Subject, Timing, Assignment, Responsibility, Success Criteria) là phương pháp hiệu quả để phân công và quản lý nhiệm vụ. Nó được thiết kế để xác định các hạng mục công việc, lịch trình, người thực hiện, người giám sát và tiêu chí thành công. STARS cải thiện hiệu suất của các phòng ban và đảm bảo mỗi thành viên đều đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

- Subject/Step – Liệt kê công việc

Đầu tiên, để phân bổ công việc hiệu quả, mỗi nhiệm vụ phải được liệt kê và phân loại chi tiết. Để đảm bảo tính chính xác, người quản lý nên cung cấp mô tả chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm các mục tiêu và kết quả mong đợi. Điều này đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ nghĩa vụ của mình và giảm nguy cơ sai sót hoặc thực hiện kém.

Người quản lý có thể áp dụng phương pháp Brainstorming để thu thập thêm phương pháp thực hiện. Tuy nhiên, hãy lọc thông tin cẩn thận trước khi tiếp tục.

- Timing – Thời gian hoàn thành

Xác định các mốc quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác sẽ giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nó cũng giúp nhân viên sàng lọc, ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Ngoài ra, việc xác định lượng thời gian phù hợp cũng có thể giúp nhóm của bạn giảm bớt sự trì hoãn. Điều này thường dẫn đến thời gian hoàn thành được ấn định lâu hơn thực tế, khiến nhân viên bị phân tâm hoặc làm việc vào phút chót.

Vì vậy, khi đặt ra thời hạn, bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng tính khả thi và sự cần thiết của thời điểm. Hãy chắc chắn rằng nó không quá chặt hoặc quá dư thừa. Nếu cần, hãy cung cấp thêm thông tin về mục tiêu thời gian và các yếu tố ảnh hưởng để giúp nhân viên hiểu rõ hơn.

- Assignment – Người thực hiện

Việc phân công nhiệm vụ cho đúng người đảm bảo rằng chúng được thực hiện chính xác và hiệu quả. Người được chọn phải có kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Cũng cần xem xét khối lượng công việc của nhân viên để tránh tình trạng quá tải.

Giao nhiệm vụ cho đúng người cũng là một cách để động viên và khẳng định năng lực của họ. Đối với những nhiệm vụ phức tạp, sáng tạo hoặc rất khó, người quản lý có thể áp dụng chu trình phát triển năng lực để tìm được đúng người.

- Responsibility – Người chịu trách nhiệm giám sát

Responsibility nhấn mạnh việc xác định rõ ràng ai trong nhóm chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp tránh sự mơ hồ hoặc xung đột về vai trò và tập trung nguồn lực vào những người giỏi nhất.

Khi xác định trách nhiệm cần đảm bảo người được lựa chọn có đủ năng lực để đảm nhận trách nhiệm. Đồng thời, các nhà quản lý phải đào tạo và phát triển nhân viên của mình một cách bình đẳng. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có thể hỗ trợ các thành viên khác khi có những thay đổi hoặc sự kiện bất ngờ xảy ra.

- Success Criteria – Tiêu chí xác định thành công

Việc xác định tiêu chí thành công giúp đảm bảo sự đồng thuận khi đánh giá kết quả công việc. Điều này sẽ tránh mọi hiểu lầm hoặc tranh cãi về việc liệu công việc có được coi là hiệu quả hay không. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc.

Trước khi bắt đầu công việc, tiêu chí thành công phải được xác định và ghi chép rõ ràng. Người quản lý có thể tổ chức các cuộc họp giao ban để thống nhất về các mục tiêu này. Các tiêu chí này phải SMART. Nghĩa là bao gồm: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).

>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây

Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business