OKRs, KPIs Và Những Chỉ Số Quan Trọng Khi Quản Lý Vận Hành

by Tiểu Luận | 18/03/2025 | Lượt xem: 107

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất là điều vô cùng quan trọng. Hai phương pháp phổ biến được sử dụng để đo lường và quản lý hiệu suất là OKRs (Objectives and Key Results – Mục tiêu và Kết quả chính) và KPIs (Key Performance Indicators – Chỉ số đo lường hiệu suất). Hiểu và áp dụng đúng các chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.

1. OKRs Là Gì?

OKRs là một phương pháp quản lý mục tiêu giúp doanh nghiệp định hướng và đo lường hiệu quả công việc thông qua hai thành phần chính:
• Objectives (Mục tiêu): Là những mục tiêu rõ ràng, đầy tham vọng và có thể truyền cảm hứng.
• Key Results (Kết quả chính): Là các chỉ số cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

Ví dụ về OKRs:

Ví dụ 1: OKRs cho phòng kinh doanh

Mục tiêu: Tăng doanh thu bán hàng trong quý 2.
   •   Kết quả chính 1: Tăng doanh số bán hàng từ 1 tỷ lên 1,5 tỷ đồng.
   •   Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ 15% lên 25%.
   •   Kết quả chính 3: Thu hút thêm 500 khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ 2: OKRs cho bộ phận marketing

Mục tiêu: Cải thiện nhận diện thương hiệu trên nền tảng số.
   •   Kết quả chính 1: Tăng lượng truy cập website từ 50.000 lên 100.000 lượt mỗi tháng.
   •   Kết quả chính 2: Tăng số lượng người theo dõi fanpage từ 10.000 lên 20.000.
   •   Kết quả chính 3: Tăng tỷ lệ tương tác trên các bài đăng từ 2% lên 5%.

OKRs giúp doanh nghiệp tập trung vào những gì quan trọng nhất và tạo động lực để đạt được những mục tiêu đầy tham vọng.

2. KPIs Là Gì?

KPIs là các chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của một cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp. KPIs có thể chia thành nhiều loại tùy theo mục tiêu kinh doanh, bao gồm:
   •   KPIs tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận gộp.
   •   KPIs vận hành: Thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi sản phẩm, năng suất lao động.
   •   KPIs khách hàng: Chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT), tỷ lệ giữ chân khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ về KPIs:

Ví dụ 1: KPIs cho phòng chăm sóc khách hàng
   •   Thời gian trung bình phản hồi khách hàng: Dưới 5 phút.
   •   Mức độ hài lòng của khách hàng: Trên 90%.
   •   Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần đầu tiên: Trên 85%.

Ví dụ 2: KPIs cho bộ phận logistics
   •   Thời gian xử lý đơn hàng trung bình: 24 giờ.
   •   Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn: Trên 95%.
   •   Tỷ lệ hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng: Dưới 1%.

3. Sự Khác Biệt Giữa OKRs và KPIs

OKRs và KPIs có sự khác biệt rõ ràng về mục đích, tính linh hoạt và cấp độ áp dụng. OKRs chủ yếu tập trung vào việc xác định các mục tiêu tham vọng và đo lường kết quả then chốt, giúp doanh nghiệp có định hướng phát triển dài hạn. Trong khi đó, KPIs được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động hàng ngày, giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình thực tế.

Về mặt tính linh hoạt, OKRs thường thay đổi theo từng quý hoặc từng năm để doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược phù hợp với mục tiêu lớn. Ngược lại, KPIs có xu hướng duy trì ổn định trong thời gian dài nhằm theo dõi sự phát triển bền vững của các hoạt động vận hành.

Ngoài ra, OKRs thường được sử dụng để truyền cảm hứng và thúc đẩy cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ doanh nghiệp hướng đến những thành tựu lớn hơn. KPIs lại tập trung vào việc đảm bảo hiệu suất hiện tại đạt mức tối ưu, giúp doanh nghiệp kiểm soát các chỉ số vận hành quan trọng và cải thiện liên tục dựa trên dữ liệu thực tế.

4. Kết Hợp OKRs và KPIs Trong Quản Lý Vận Hành

Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp nên sử dụng cả OKRs và KPIs cùng nhau. OKRs giúp định hướng và thúc đẩy sự phát triển, trong khi KPIs giúp giám sát và đảm bảo hiệu suất ổn định.

Cách áp dụng thực tế:
   •   Bước 1: Xác định OKRs để định hướng chiến lược vận hành.
   •   Bước 2: Thiết lập KPIs để đo lường các chỉ số quan trọng liên quan đến OKRs.
   •   Bước 3: Theo dõi, điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình dựa trên dữ liệu thu thập được từ KPIs.
   •   Bước 4: Đánh giá định kỳ và cập nhật OKRs để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Ví dụ về kết hợp OKRs và KPIs:

OKRs: Tăng mức độ hài lòng của khách hàng trong 6 tháng.
• Kết quả chính 1: Giảm tỷ lệ khiếu nại từ 10% xuống còn 5%.
• Kết quả chính 2: Tăng chỉ số CSAT từ 80% lên 90%.

KPIs liên quan:
   •   Thời gian phản hồi khách hàng trung bình: Dưới 3 phút.
   •   Tỷ lệ khiếu nại được giải quyết ngay trong lần đầu: Trên 90%.
   •   Số lượng phản hồi tích cực từ khách hàng: Tăng 20%.

Kết Luận

OKRs và KPIs đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vận hành doanh nghiệp. Trong khi OKRs giúp tạo ra động lực và hướng đến những mục tiêu lớn, KPIs giúp theo dõi và đảm bảo các hoạt động vận hành đạt hiệu quả. Việc áp dụng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì hiệu suất mà còn liên tục cải tiến và phát triển. Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần linh hoạt kết hợp cả hai phương pháp, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu chung một cách bền vững.

>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây

Thông tin liên hệ:
Hotline: 035 218 9996
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business