5 bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), các Startup thường gặp nhiều vấn đề như nguồn vốn ít, thiếu chuyên môn và ít cơ hội tiếp cận công nghệ, CEO thiếu năng lực quản lý... Để đi vững bước xa, trước tiên lãnh đạo cần thay đổi về tư duy quản lý, tập trung xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quy trình làm việc bài bản và thống nhất ngay từ đầu.

Không thể xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp bằng cách chắp vá, tuy nhiên, xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp tiêu tốn không ít thời gian và công sức của doanh nghiệp, đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng của lãnh đạo mà nếu không cẩn thận, mọi nỗ lực bỏ ra có thể sẽ "xôi hỏng bỏng không". Tham khảo nội dung dưới đây để được chi tiết hóa các bước tạo dựng một quy trình hiệu quả. 

5 bước thiết kế và xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.  

Bước 1: DESIGN (Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp)

Để đảm bảo đi đúng hướng và hiệu quả, lãnh đạo trước hết cần xác định nhu cầu (Để làm gì?), phạm vi áp dụng (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình.

Để triển khai thuận lợi trong thực tế, quy trình cần được trình bày rõ ràng, chi tiết thành các bản mô tả. Một trong các công thức được sử dụng nhiều nhất hiện nay là 5W-1H-5M:

- Mô hình 5W-1H để xác định các đầu việc:
Why: Tại sao phải thực hiện xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp, mục tiêu là gì?
What: Nội dung công việc, các bước thực hiện ở đây là gì?
Where: Vị trí, nơi, địa điểm cụ thể ở đâu?
When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành công việc là khi nào?
Who: Ai phụ trách chính, ai hỗ trợ, ai kiểm duyệt cuối cùng?
How: Cách thức  thực hiện, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu…?

- Mô hình 5M để xác định nguồn lực:
Man (Nguồn lực con người)
Money (Nguồn lực tài chính)
Material (Nguồn cung ứng)
Machine (Máy móc, công nghệ hỗ trợ)
Method (Phương pháp thực hiện)

3 nhóm đối tượng tham gia vào quy trình cụ thể:
- Người thực hiện: Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
- Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.

Trong quá trình triển khai, lãnh đạo cần kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành. Cần xác định:

- Người phụ trách kiểm tra là ai?
- Kiểm soát những đầu việc gì, tiêu chuẩn đánh giá, vấn đề trọng yếu…
- Tần suất kiểm tra.
- Phương pháp kiểm tra (công cụ, đơn vị đo lường…)

Tổng hợp tất cả danh sách công việc, cách thức triển khai, phương pháp kiểm soát và nguồn lực, trình bày lên văn bản hoàn thiện để những nhân viên, phòng ban liên quan có thể theo dõi và triển khai hiệu quả.

Bước 2: MODELING (Mô hình hóa quy trình)

Giai đoạn biến mọi lý thuyết trở nên dễ nhìn, dễ thuộc hơn. Các nội dung được minh họa dưới dạng hình ảnh, bao gồm các bước cùng với công việc và người tham gia. Mục đích:
- Nhìn vào quy trình để đánh giá sản phẩm đầu ra
- Biết đâu là giai đoạn cần tối ưu, cải tiến
- Giúp nhân viên nắm được quy trình vận hành và hoạt động theo hiệu quả

Một mô hình quy trình vận hành doanh nghiệp phổ biến lãnh đạo có thể tham khảo là Flowchart. Flowchart tạm dịch là sơ đồ/lưu đồ, là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, làm rõ các giai đoạn trọng yếu, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Bước 3: EXECUTION (Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp)

Giai đoạn này, các bộ phận có thể bắt đầu áp dụng các quy trình này vào việc triển khai các giai đoạn theo như quy trình đề ra. 

Các hoạt động triển khai, tài liệu nên được lưu trữ lại để lãnh đạo theo dõi tiến độ, đánh giá, biết được bước nào đang gặp vấn đề và cần phải điều chỉnh và tối ưu.

Các công cụ để theo dõi tiến trình công việc, quản lý vận hành hiệu quả như: Base, Trello, Chatwork, Airtable… 

Bước 4: MONITORING (Theo dõi quy trình và đánh giá hiệu quả)

Sau khi triển khai hoạt động, đây là bước quan trọng giúp lãnh đạo đánh giá từng bước và toàn bộ hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp, bao gồm:

- Thời gian thực hiện, xử lý và đêm đến kết quả
- Chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ
- Chi phí sử dụng (so sánh chi – thu, chi phí làm lại do sai sót, lợi nhuận từ kết quả đầu ra…)

Theo dõi quá trình xử lý của từng quy trình, từ đó, lãnh đạo sẽ đánh giá được quy trình hiện tại đã tốt chưa, phát hiện ra các điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý giữa mô hình và thực tế.

Bước 5: OPTIMIZATION (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Dựa vào chỉ số đánh giá ở bước 4, doanh nghiệp sẽ xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, điều chỉnh hoặc loại bỏ các bước, các yếu tố (bước 1) để hoàn thiện quy trình. 

Lãnh đạo cần phân tích thông tin hiệu suất trong giai đoạn Giám sát để xác định chính xác điểm bất hợp lý, dự đoán thuận lợi các nguy cơ, tìm được cơ hội cải thiện quy trình tốt hơn. Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Một quy trình vận hành doanh nghiệp tối ưu sẽ giúp CEO nâng tâm quản lý, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn, đẩy lùi những khó khăn và biết tận dụng tối đa những lợi thế đang có để phát triển.

247Business sẽ giúp đỡ bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business