Các bước lập kế hoạch công việc hiệu quả và những sai lầm cần tránh
Lập kế hoạch công việc là nhiệm vụ quan trọng mà các nhà quản lý cùng thành viên trong doanh nghiệp cần thực hiện để đưa doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh doanh.
Hãy cùng 247 Business tìm hiểu các bước lập kế hoạch công việc hiệu quả và những sai lầm cần tránh qua bài viết dưới đây.
Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?
Lập kế hoạch có vai trò quan trọng và cần thiết đối với mỗi cá nhân, tổ chức, công ty. Bằng cách phân tích và đưa ra quyết định hợp lý, chúng ta có thể đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch còn giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, thời gian và ngân sách để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và đạt được thành công lâu dài. Vai trò của việc lập kế hoạch:
- Biết danh sách các hạng mục hành động cần phải thực hiện.
Khi lập kế hoạch, bạn cần xem xét các yếu tố liên quan đến mục tiêu của mình, bao gồm các nhiệm vụ và hoạt động bạn cần thực hiện để đạt được chúng. Việc biết được những hạng mục hành động nào cần thực hiện sẽ giúp bạn biết cách phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo không bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ liên quan khác, tránh sự trùng lặp, nhầm lẫn khi thực hiện.
- Biết ưu tiên những việc cần làm.
Nếu bạn có kỹ năng lập kế hoạch tốt, việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn rõ các mục hành động theo thứ tự ưu tiên và giúp bạn xác định được nhiệm vụ nào cấp bách và quan trọng, đồng thời đảm bảo bạn không bỏ lỡ các nhiệm vụ khác sắp xảy ra.
- Sắp xếp các hạng mục công việc một cách khoa học
Khi nhiệm vụ bị trùng lặp, không có trình tự thực hiện hợp lý, các cá nhân, doanh nghiệp dễ mất phương hướng, lãng phí thời gian, công sức. Khi lập kế hoạch, các hạng mục công việc được sắp xếp khoa học, trình tự công việc rõ ràng, giúp cho quá trình đạt được mục tiêu diễn ra suôn sẻ hơn.
- Theo dõi tiến độ công việc
Lập kế hoạch giúp bạn phân tích các nhiệm vụ cần thực hiện, ước tính thời gian cần thiết và xác định các nguồn lực liên quan cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đó. Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và đánh giá mức độ hoàn thành so với kế hoạch ban đầu.
Ngoài ra, nếu có thay đổi trong quá trình thực hiện, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp để tránh làm gián đoạn tiến độ công việc.
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Bằng việc liệt kê, sắp xếp các hạng mục công việc một cách khoa học, việc phân bổ nguồn lực hợp lý nhằm ngăn ngừa lãng phí trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn. Điều này cũng góp phần tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân.
- Chủ động làm chủ và phát triển bản thân.
Lập kế hoạch hiệu quả, mỗi cá nhân sẽ biết cách phát triển bản thân. Ví dụ, bạn đang phát triển theo hướng nào? Những gì cần được cải thiện trong tương lai? Khi lập kế hoạch, mỗi cá nhân nên thường xuyên xem xét điểm mạnh, điểm yếu của mình để hoàn thiện bản thân đến mức tốt nhất.
- Quản lý thời gian và rủi ro
Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp các cá nhân quản lý thời gian và rủi ro một cách hiệu quả. Hạn chế những rủi ro không mong muốn bằng cách tránh trì hoãn và phân bổ đủ thời gian cho các mục hành động của bạn.
- Động lực để đạt được mục tiêu
Một kế hoạch rõ ràng giúp mỗi cá nhân tập trung vào những nhiệm vụ nhỏ và tránh bị lạc đường. Đồng thời, đánh giá sự tiến bộ của mình và cảm thấy hài lòng khi đạt được từng mục tiêu nhỏ, rồi dần dần tiến tới hiện thực hóa những mục tiêu lớn hơn.
- Thúc đẩy sự tương tác và gắn kết trong nhóm.
Trong môi trường làm việc, kỹ năng lập kế hoạch cũng thúc đẩy sự tương tác và gắn kết trong nhóm. Một kế hoạch rõ ràng đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ vị trí, vai trò, trách nhiệm của mình trên lộ trình đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
ĐỌC THÊM: Quy trình giao việc hiệu quả bất cứ lãnh đạo nào cũng cần biết
8 Bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu của công việc cần thực hiện
Khi lập kế hoạch, hãy cân nhắc và liệt kê tất cả các mục tiêu công việc bạn cần đạt được. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc của mình và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào, tránh tình trạng quá tải hoặc trùng lặp các hạng mục trong quá trình thực hiện.
Bước 2: Lập danh sách các công việc cần thực hiện theo ngày/tuần/tháng/năm.
Việc căn thời gian từng bước nhỏ từ việc lập kế hoạch dài hạn giúp các kỹ thuật lập kế hoạch xây dựng đạt được hiệu quả tối ưu.
Trong trường hợp lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch được tổ chức hàng năm và hàng tháng. Đó là lúc bạn quyết định những mục tiêu lớn và kế hoạch dài hạn cho tương lai.
Kế hoạch sau đó được chia thành các nhiệm vụ chi tiết hàng tuần/hàng tháng và ưu tiên thực hiện trong ngày.
Bước 3: Phân loại nhiệm vụ công việc của bạn một cách chi tiết và cụ thể.
Khi lập kế hoạch, cần phân loại những nghề thường xuyên xảy ra thành 4 loại.
– Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng – Nhiệm vụ phải hoàn thành ngay lập tức
– Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng – Có thể ủy quyền
– Việc gì đó không khẩn cấp nhưng quan trọng – Hãy cân nhắc thực hiện nó
– Nhiệm vụ không khẩn cấp không quan trọng – Hãy lên lịch cho việc đó sau này.
Bước 4: Sắp xếp các hạng mục công việc theo mức độ ưu tiên
Dựa trên danh sách các hạng mục công việc cần làm của bạn, hãy sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên một cách khoa học và hợp lý. Đặt thời hạn thực hiện và sau đó kết hợp chúng vào các kế hoạch cụ thể.
Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp
Ở giai đoạn này, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả là điều cần thiết để triển khai nhân sự một cách hợp lý và tối ưu nhất.
Nếu bạn là một doanh nghiệp, hãy tìm hiểu xem bạn có bao nhiêu người và những ai. Với tư cách cá nhân, bạn cần xem mình có gì và có bao nhiêu.
Ngoài việc hiểu rõ về số lượng, bạn còn phải hiểu rõ đặc điểm của từng bộ phận, bộ phận và phân công nhân sự đúng nơi, đúng việc để tránh lãng phí.
Bước 6: Triển khai công việc
Trong quá trình thực hiện công việc theo kế hoạch, mỗi cá nhân cần phải giám sát chặt chẽ một cách thường xuyên để đảm bảo rằng kế hoạch làm việc được thực hiện đúng tiến độ và đúng thời gian.
Bước 7: Ứng phó linh hoạt với những sự cố bất ngờ
Trên thực tế, những kế hoạch dựa trên dự đoán ban đầu hiếm khi được thực hiện. Các yếu tố khách quan không ngừng tác động nên mỗi cá nhân, thành viên doanh nghiệp phải có khả năng ứng phó linh hoạt. Chúng ta cần phản ứng nhanh chóng với mọi tình huống để đảm bảo kế hoạch đề xuất không bị gián đoạn.
Bước 8: Đo lường và đánh giá năng lực hàng tuần
Cần đo lường và đánh giá năng lực thực hiện công việc sau một khoảng thời gian để xem các cá nhân và doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào? Có đang đi đúng hướng theo kế hoạch không? Có vấn đề gì phát sinh hay có điều gì đó ẩn giấu ở đâu đó?
Bước này cho phép chúng ta phản ánh một cách trung thực về bản thân và xem xét về những gì cần cải thiện trong kế hoạch của họ.
Các sai lầm cần tránh trong quá trình lập kế hoạch
- Việc lập kế hoạch không thực tế và nằm ngoài tầm kiểm soát: Khi các kế hoạch được đặt ra vượt quá khả năng và nguồn lực hiện tại của tổ chức, các cá nhân có thể mất động lực, cảm thấy thất bại và cảm thấy thất vọng. Việc đạt được kế hoạch sẽ tác động đến tinh thần và hiệu suất của bạn. Áp dụng các kỹ năng lập kế hoạch để đặt ra các mục tiêu thực tế. Việc tạo ra một kế hoạch thực tế, khả thi sẽ giúp bạn tăng cơ hội thành công và hiệu quả trong công việc.
- Lập kế hoạch kém, thiếu tập trung: Việc lập kế hoạch không có trọng tâm hoặc không đủ chi tiết sẽ khiến công việc của bạn kém tập trung, kém hiệu quả và sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn do khiến nó trở nên dư thừa và khó hiểu. đến kết quả cuối cùng.
- Chỉ tập trung vào kết quả và bỏ qua quá trình: Quá trình và kết quả là hai yếu tố then chốt của việc lập kế hoạch. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ tập trung vào kết quả mà không tập trung vào quá trình, bạn có thể bỏ lỡ những vấn đề đang ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của mình.
- Phân bổ thời gian không hợp lý: Phân bổ quá ít thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng có thể khiến bạn dễ dàng hoàn thành chúng, dẫn đến chất lượng kém. Ngược lại, dành quá nhiều thời gian cho những công việc không quan trọng sẽ gây lãng phí thời gian và nguồn lực mà không tạo ra giá trị thực sự nào.
- Không cập nhật tiến độ nhiệm vụ: Nếu không cập nhật tiến độ, bạn sẽ không biết nhiệm vụ của mình còn gần hoàn thành đến mức nào, đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất quyền kiểm soát và khả năng điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Việc không tuân thủ lịch trình đã thiết lập hoặc có thể xảy ra sự chậm trễ.
- Không có phương án dự phòng sẵn sàng: Rủi ro, tình huống không mong muốn luôn có thể phát sinh khi thực hiện bất kỳ dự án, nhiệm vụ nào. Nếu không có phương án dự phòng, bạn sẽ rơi vào tình thế không biết phải làm gì nếu khó khăn, vấn đề phát sinh.
Những thông tin 247 Business cung cấp trong bài viết trên hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà quản lý và doanh nghiệp xây dựng một bản kế hoạch công việc phù hợp và đạt hiệu quả cao. Chúc các bạn thành công!
>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây
Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business
