Quy trình giao việc hiệu quả bất cứ lãnh đạo nào cũng cần biết
Là nhà quản lý, chủ doanh nghiệp điều hành một hệ thống nhân sự phức tạp, giao việc là một trong những việc quan trọng nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng có cách giao việc đúng và hiệu quả. Làm thế nào để mỗi công việc, nhiệm vụ mà sếp đưa ra được nhân viên thực hiện triệt để nhất? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của việc giao việc đúng cách
Phân công nhiệm vụ là một trong những kỹ năng quan trọng mà mọi nhà quản lý phải thành thạo. Là người quản lý, bạn không thể một mình xử lý mọi việc trong doanh nghiệp của mình. Bạn cần biết cách chia sẻ công việc với người khác một cách hiệu quả để giảm bớt khối lượng công việc và tạo cơ hội cho nhân viên của mình. Giải phóng khả năng của bạn và cuối cùng đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Giao việc đúng cách là biết cách giao đúng nhiệm vụ cho đúng người và xác định rõ ràng mục tiêu cũng như kết quả cần đạt được khi kết thúc công việc, bao gồm kết quả thực hiện, lợi nhuận, những gì nhân viên học được và phát triển kỹ năng. Nó hoạt động như thế nào, nó cải thiện năng suất và tinh thần đồng đội như thế nào...
Việc giao việc đúng cách có thể mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là:
- Đạt được hiệu quả công việc tối đa: Việc giao nhiệm vụ cho đúng người giúp họ phát huy tối đa khả năng của mình và hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất. Ngoài nhân viên của mình, bạn cũng có thể có những kỹ năng/chuyên môn mà có thể bạn chưa biết, vì vậy việc giao nhiệm vụ cho những người này sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả công việc tối đa.
- Giảm bớt áp lực và thoát khỏi sự bận rộn mù quáng: Là người quản lý, bạn đảm nhận quá nhiều trách nhiệm, quá nhiều nhiệm vụ, quá nhiều người... bạn cảm thấy quá tải và căng thẳng vì có quá nhiều việc phải làm. Nó thậm chí có thể khiến bạn mất dàn ý và làm việc kém hiệu quả. Cách tốt nhất là chia sẻ công việc của bạn, trao quyền cho người khác làm hoặc hướng dẫn họ làm.
- Quản lý tốt thời gian của bạn và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Theo nguyên lý 80/20, chỉ 20% nhiệm vụ thực sự quan trọng sẽ tạo ra 80% kết quả. Bạn có thể tự mình thực hiện những nhiệm vụ này nhưng 80% công việc còn lại nên được giao cho cấp dưới của bạn. Từ đó, bạn có thể tập trung sức lực và thời gian vào những việc quan trọng, những chiến lược, kế hoạch đột phá.
- Tạo động lực cho nhân viên: Khi nhiệm vụ được giao, nhân viên cảm thấy được doanh nghiệp tin tưởng, đánh giá cao và có trách nhiệm hoàn thành công việc. Từ đó, bạn sẽ có động lực tìm tòi, học hỏi, trau dồi kỹ năng chuyên môn để hoàn thành tốt nhất công việc của mình.
- Lập kế hoạch nhân lực phù hợp bằng cách tận dụng tối đa các nguồn lực trong tổ chức: Trong quá trình phân công công việc, người quản lý sẽ tìm ra ai giỏi lĩnh vực nào, ai yếu ở lĩnh vực nào, từ đó xác định phương hướng cho nhân sự. Giao đúng nhiệm vụ cho đúng người hoặc lập kế hoạch đào tạo, chuyển tiếp hợp lý.
- Tăng cường năng lực tập thể, tập thể: Các cá nhân được phân công nhiệm vụ phù hợp, các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, hài hòa. Điều này rất quan trọng để tổ chức phát triển bền vững.
- Dễ dàng kiểm soát và quản lý: Phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng cho từng người giúp bạn dễ dàng kiểm soát nhân viên và theo dõi tiến độ công việc của họ một cách hiệu quả.
ĐỌC THÊM: 6 bước xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Những trở ngại khiến bạn giao việc kém hiệu quả
- Quản lý luôn nghĩ rằng bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn nếu tự mình làm mọi việc. Các nhà quản lý rất dễ nghĩ rằng họ là người có thể làm tốt nhất công việc. Tự mình thực hiện công việc nhanh hơn, thỏa mãn hơn, tốt hơn, an toàn hơn và không ai phải phàn nàn về công việc chung của cả nhóm. Cũng có lo ngại rằng khi giao nhiệm vụ cho người khác, họ có thể mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình.
- Lo lắng sẽ gây quá tải cho nhân viên khi giao việc. Có lo ngại rằng việc giao thêm công việc sẽ khiến nhân viên cảm thấy quá tải và bất mãn. Nếu bạn giao quá nhiều công việc, nhân viên của bạn sẽ không hoàn thành được công việc.
- Sợ mất kiểm soát công việc của chính mình: Họ muốn là người kiểm soát mọi việc trong nhóm. Họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Và nếu bạn ủy thác nhiệm vụ, bạn có thể bị mất quyền lực.
- Sợ rằng nhân viên sẽ làm việc tốt hơn họ: Nếu nhân viên làm việc tốt hơn, họ sẽ gặp rủi ro đối với vị trí quản lý của mình.
- Không tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Nếu bạn không tin tưởng nhân viên của mình và nhân viên cũng không tin tưởng bạn sẽ trở thành trở ngại lớn khi giao phó công việc. Khi mất niềm tin, động lực làm việc biến mất và hiệu quả công việc giảm sút.
Quy trình 6 bước giao việc cho nhân viên hiệu quả
Bước 1: Quyết định những nhiệm vụ cần giao, mục tiêu và kết quả cần đạt được
Cần quyết định nhiệm vụ nào sẽ được giao trước? Thông thường, những nhiệm vụ này là những nhiệm vụ mà người khác có thể làm tốt hơn, những nhiệm vụ không quan trọng, những nhiệm vụ lặp đi lặp lại và những nhiệm vụ đó đòi hỏi những kỹ năng và chuyên môn mà nhóm đang cố gắng phát triển. đội của anh ấy. Từ đó, bắt đầu tổ chức, sắp xếp công việc của mình một cách hợp lý và khoa học.
Tiếp theo, xác định rõ ràng các mục tiêu và kết quả cụ thể cần đạt được để nhân viên có định hướng trong công việc, chẳng hạn như họ cần bán được bao nhiêu sản phẩm, cần kết nối thêm bao nhiêu khách hàng và mất bao lâu để hoàn thành. Đồng thời, bạn còn có cơ sở để theo dõi hoặc điều chỉnh tiến độ.
Bước 2: Xem xét, đánh giá năng lực nhân viên để phân công nhiệm vụ cho người phù hợp
Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi ai là người giỏi nhất cho công việc này. Để làm được điều này, bạn cần tính đến kỹ năng, kinh nghiệm và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên (có thể áp dụng các phương pháp như mô hình ASK, khung đánh giá năng lực, v.v.). Đặc biệt:
– Kỹ năng, chuyên môn của nhân viên có đáp ứng được yêu cầu công việc quy định không?
– Phong cách làm việc của họ như thế nào? Bạn làm việc một mình tốt hơn hay những ý tưởng sáng tạo đến với bạn khi bạn làm việc theo nhóm? Họ muốn gì từ công việc?
– Khối lượng công việc hiện tại của bạn là bao nhiêu? Bạn có thể đảm nhận thêm công việc mà vẫn đảm bảo hoàn thành công việc không?
Sau khi trả lời những câu hỏi này, bạn có thể tìm ra ai là người phù hợp và giao đúng nhiệm vụ cho đúng người.
Bước 3: Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc, xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên và đưa ra thời hạn cụ thể
Hãy nói rõ cho nhân viên của bạn biết công việc đòi hỏi những gì, mục tiêu và kết quả bạn sẽ đạt được là gì, quy trình phối hợp của bạn là gì, quy trình báo cáo của bạn sẽ là gì, sẽ nói chuyện với ai nếu có vấn đề hoặc khó khăn phát sinh... Từ đó, hãy nói rõ với nhân viên của bạn. nhân viên của bạn những gì bạn cần từ họ. Giúp bạn hiểu và biết. Làm. Đồng thời, hãy đặt ra thời hạn cụ thể và đưa ra phương hướng để có thể hoàn thành đúng thời hạn mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Ngoài ra, cần phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn đối với công việc được giao, việc gì được làm và không được làm, khi nào tự mình quyết định và khi nào phải được sự đồng ý. Đồng thời, phải tạo điều kiện để nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình thông qua phương pháp, phương pháp làm việc sáng tạo thay vì rập khuôn, cứng nhắc.
Bước 4: Đào tạo và huấn luyện trước khi giao công việc
Bạn cần cung cấp hướng dẫn và đào tạo rõ ràng cho nhân viên của mình để tránh tình huống họ không biết bắt đầu từ đâu và lãng phí thời gian mà không thu được kết quả. Việc đảm bảo nhân viên hiểu công việc của họ và có định hướng rõ ràng sẽ giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng hướng, đúng thời điểm và đạt kết quả phù hợp.
Bước 5: Theo dõi, phản hồi thường xuyên và động viên đúng lúc
Vấn đề không chỉ là giám sát, bạn cần có các phương pháp và hệ thống để theo dõi tiến độ và kết quả. Nếu có bất thường, chúng tôi có thể trao đổi với nhân viên và đề xuất giải pháp để có thể phản hồi nhanh chóng.
Hãy sẵn sàng phản hồi, động viên đúng lúc và khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt để họ cảm thấy được tin cậy, được đánh giá cao và có động lực phát triển bản thân và hoàn thành công việc.
Bước 6: Tóm tắt và đánh giá
Nhân viên được phân công có hoàn thành mục tiêu đề ra không? Trong quá trình thực hiện có gặp khó khăn, vướng mắc gì không? Bài tập này có hợp lý không?... Bạn cần tổng kết và đánh giá xem cách tiếp cận bài tập của bạn có ổn không. Nếu làm đúng, bạn có thể áp dụng vào lần sau. Nếu chưa chính xác đề nghị bạn xem lại và điều chỉnh cho phù hợp vào lần sau.
>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây
Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business
