5 bước quan trọng xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp
Đánh giá KPI là phương pháp quản lý nhân sự phổ biến nhất hiện nay. Để áp dụng KPI hiệu quả, nhà quản lý cần hiểu bản chất và đặc điểm của chúng, từ đó chuẩn hóa quy trình đánh giá của công ty. Cùng tìm hiểu 5 bước xây dựng quy trình đánh giá KPI cho từng nhân viên trong bài viết này!
KPI là gì?
KPI (viết tắt của Key Performance Indicator), là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trưởng bộ phận đặt KPI cho dự án và sử dụng chúng để đánh giá mức độ chính xác tiến độ công việc của nhân viên. Từ đó, các nhà quản lý có thể xác định và thiết lập các hệ thống KPI rõ ràng và có thể hành động, tích hợp với chiến lược riêng của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KPI trong quản lý
Bên cạnh việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và theo dõi tiến độ thực hiện của công ty, KPIs là thước đo rất quan trọng hỗ trợ phát triển doanh nghiệp.
- Mục tiêu đo lường:
Quản lý KPI được coi là một cách khoa học để đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu của công ty. KPI cho phép người lãnh đạo dễ dàng nhìn thấy những gì đang diễn ra, những gì đang xảy ra và đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp, kịp thời để đạt được những mục tiêu đã đặt ra trước đó. Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao nên áp dụng quản lý KPI trong quản lý doanh nghiệp.
- Tạo môi trường học tập cho nhân viên:
Các mục tiêu sử dụng KPI cho phép các công ty tạo ra môi trường học hỏi và trải nghiệm giữa các nhân viên tại nơi làm việc. Nếu người quản lý nhìn thấy nhược điểm trong KPI, họ có thể nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm nhân viên cụ thể tham gia vào công việc và phân tích xem liệu mục tiêu đặt ra có thực tế để đạt được hay không. Không, nó chỉ là những gì cần thiết để giải quyết vấn đề và đưa ra hướng thực hiện tốt hơn cho bạn.
- Cung cấp, tiếp nhận thông tin quan trọng:
Quản lý KPI có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về hiệu suất tổng thể của một doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày nay. Thông tin được cung cấp thông qua quản lý KPI có thể giúp các công ty đánh giá tiến độ hoạt động nội bộ của họ và điều khiển hệ thống của họ hướng tới kết quả mục tiêu. Và thông tin này đóng một vai trò quan trọng trong nỗ lực của công ty để "chiến thắng" đối thủ cạnh tranh.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm:
Về cơ bản, quản lý KPI cho phép người quản lý thấy được kết quả thống kê và hướng thực hiện khả năng sinh lời của dự án, từ đó mang lại kết quả tốt hơn. Nếu không có sự quản trị chặt chẽ và thông minh, khi các KPI được truyền đạt nội bộ, các nhà quản lý dễ gặp rủi ro do hậu quả của các quyết định và quy trình đánh giá sai lầm đối với nhân viên. Hơn nữa, KPI sẽ truyền cảm hứng về trách nhiệm tại nơi làm việc cho cả nhân viên và nhà quản lý chiến lược.
- Tạo động lực làm việc:
Sự hài lòng và động lực của nhân viên tại nơi làm việc là rất quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc và văn hóa công ty. Nhận được báo cáo đánh giá KPI tích cực, nhân viên thường có động lực và tập trung hơn để đạt được mục tiêu KPI. Ngoài ra, kết quả thống kê giữa vai trò của người lãnh đạo trong công ty và hiệu suất của nhóm có thể được sử dụng để theo dõi và thảo luận về tiến trình của nhân viên nhằm tìm kiếm và cung cấp thông tin. Phản hồi là cơ sở để tăng sự hài lòng trong công việc.
XEM THÊM: Bật mí phương pháp quản lý đội ngũ nhân sự đa thế hệ hiệu quả
Các bước xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp
Cách xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho doanh nghiệp không đơn giản chỉ là việc lựa chọn và đo lường một số chỉ sốg nào đó. Các quy trình cụ thể và có cấu trúc được yêu cầu để đảm bảo tính toàn vẹn và khả thi của hệ thống. Dưới đây là 5 bước quan trọng để xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp của bạn:
Bước 1: Xác định bộ phận và mục tiêu kinh doanh
Trưởng bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận. Phòng, ban hay bộ phận càng lớn thì KPI xây dựng cho cấp dưới càng phải chia nhỏ.
Xác định các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, nguyên vật liệu, công nghệ và cơ sở hạ tầng. Khi đó các nhà quản lý cần chỉ rõ các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian. Ví dụ: tăng doanh số, cải thiện chất lượng, tối ưu hóa quy trình, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, v.v. Mục tiêu này phải phù hợp với tầm nhìn và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPI và các mục tiêu con
Dựa trên các mục tiêu kinh doanh đã xây dựng ở bước 1, các nhà lãnh đạo nên xác định các KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường để đạt được mục tiêu kinh doanh. Để xác định chính xác các chỉ tiêu này, doanh nghiệp có thể đánh giá từng chỉ tiêu bằng cách áp dụng các tiêu chí từ mô hình SMART. Nó bao gồm 5 tiêu chí sau:
S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Ngoài ra, mỗi KPI nên được chia thành các mục tiêu con cụ thể hơn để thúc đẩy nhân viên hoàn thành và các nhà lãnh đạo có thể vạch ra, dễ dàng đo lường và quản lý. Ví dụ: mục tiêu tăng trưởng doanh thu có thể có KPI chẳng hạn như doanh thu mỗi tháng, doanh thu từ khách hàng mới, doanh thu từ khách hàng hiện tại, v.v.
Bước 3: Xác định các mức độ đo lường, đánh giá
Xác định cấp độ đo lường phù hợp cho từng KPI, bao gồm số lượng (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ lệ hoàn vốn, tăng trưởng doanh thu) và chất lượng (đánh giá của khách hàng) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi). Đặt mục tiêu phụ cụ thể cho từng KPI và xác định số liệu (ngưỡng) để đo lường hiệu suất. Ví dụ: mục tiêu doanh thu hàng tháng của bạn có thể là tăng trưởng 10% so với năm trước.
Bước 4: Theo dõi mức độ hoàn thành KPI và lương thưởng
Xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp có nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau, nhà quản lý phải xác định mức độ ảnh hưởng của từng tiêu chí tới mục tiêu chung . Ví dụ:
- Nhóm A là tập hợp các tiêu chí, nhiệm vụ cần nhiều thời gian hoàn thiện và ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung
- Nhóm B là tiêu chí, nhiệm vụ cần ít thời gian nhưng ảnh hướng lớn. Hay nhiều thời gian nhưng ảnh hưởng ít
- Nhóm C là tiêu chí, nhiệm vụ ít ảnh hưởng, ít thời gian nhất
Thiết lập quy trình theo dõi hoàn thành KPI bao gồm thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất. Đồng thời, các công ty cần gắn kết việc hoàn thành KPI với chính sách trả lương, thưởng. Điều này khuyến khích và thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu và đạt hiệu suất cao hơn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập hệ thống thưởng hoặc khen thưởng cho nhân viên của mình khi họ đạt hoặc vượt chỉ tiêu KPI đã đề ra.
Bước 5: Điều chỉnh và cập nhật KPI thường xuyên
Liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống KPI dựa trên phản hồi và kết quả kinh doanh thực tế. Điều này đảm bảo rằng hệ thống KPI phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh ban đầu của công ty. Các nhà lãnh đạo cũng nên theo dõi những thay đổi trong mục tiêu kinh doanh, yêu cầu của thị trường và môi trường kinh doanh, cập nhật và điều chỉnh KPI khi cần thiết.
Hi vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu được sơ lược về 5 bước xây dựng quy trình đánh giá KPI cho doanh nghiệp. Theo từng bộ phận, vị trí, lĩnh vực hoạt động…, nhà quản lý có thể linh hoạt xây dựng KPI nhằm phát huy hiệu quả cao và duy trì sự nhất quán với mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp trong quản trị nhân sự.
>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây
Thông tin liên hệ:
Hotline: 098 412 69 12
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business
