Quy trình quản lý lương nhân viên trong doanh nghiệp

Quản lý lương nhân viên luôn là khâu quan trọng, phức tạp trong công tác quản trị nhân sự. Làm thế nào để đảm bảo được sự công bằng, chính xác, hiệu quản khiến người lao động cảm thấy mức lương thưởng mình nhận được là xứng đáng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ các bước quy trình tính lương nhân viên chuẩn xác.

Tầm quan trọng

Quản lý tiền lương nhân viên đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng nguồn nhân lực của bất kỳ doanh nghiệp nào và mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm:

- Thu hút và giữ chân nhân tài
- Đảm bảo chính sách đối xử công bằng, bình đẳng đối với mọi nhân viên
- Tăng năng suất và cải thiện chất lượng lao động
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa công ty và nhân viên
- Ổn định nguồn nhân lực và tạo nền tảng bền vững để công ty tăng trưởng và phát triển

Quản lý tiền lương nói riêng có tác động rất lớn đến năng suất của công ty vì nó quyết định mức độ đóng góp, thái độ và đạo đức làm việc của nhân viên.

Nếu nhân viên cảm thấy mức lương họ đang nhận không tương xứng với khả năng và trình độ của mình, họ có xu hướng làm việc kém hiệu quả, trở nên bất mãn, bất hợp tác, thậm chí rời bỏ tổ chức để tìm kiếm cơ hội tốt hơn.

Vì vậy, nếu quy trình quản lý tiền lương của người lao động không được thực hiện một cách hệ thống và chặt chẽ thì rất có thể sẽ trở thành trở ngại cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

6 bước trong quy trình quản lý tiền lương nhân viên

1. Xây dựng quy chế tiền lương

Quy chế tiền lương là văn bản quy định cơ chế, phương thức trả lương do nội bộ doanh nghiệp xây dựng và ban hành theo quy định của pháp luật. Quy chế tiền lương quy định rõ ràng, minh bạch các vấn đề liên quan đến thù lao của người lao động như tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản tương đương, làm căn cứ tính lương hàng tháng cho người lao động.

Để xây dựng các quy định về lương một cách hệ thống và chuẩn mực, doanh nghiệp phải luôn theo dõi, cập nhật các quy định mới của pháp luật lao động, đồng thời có những sửa đổi, cải tiến phù hợp theo tình hình hoạt động.

2. Xây dựng thang lương

Thang lương là một hệ thống các nhóm lương, bậc lương và mức lương được thiết lập để làm cơ sở trả lương cho nhân viên. Đây là cơ sở để các công ty tính lương bên cạnh các yếu tố như vị trí của nhân viên, đặc điểm công việc, năng lực và hiệu suất công việc.

Xây dựng thang lương là nhiệm vụ thiết yếu, tạo cơ sở pháp lý cho việc trả lương cho người lao động và đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quản lý tiền lương. Đồng thời, thang lương còn là hệ thống tham chiếu giúp người lao động biết được thu nhập thực tế của mình và đạt được mức lương mong đợi trong thang lương.

Điều quan trọng cần lưu ý là khi thiết lập thang lương, các công ty cần hiểu rõ các quy định pháp luật về lương tối thiểu tại địa phương và tham khảo ý kiến ​​của các công đoàn và đội ngũ nhân sự của công ty.

3. Quản lý chấm công

Quản lý chấm công và chấm công là quá trình theo dõi, ghi nhận số giờ làm việc thực tế của nhân viên làm cơ sở tính lương. Hiện nay, có rất nhiều cách quản lý chấm công của nhân viên và nhiều loại hình quản lý chấm công khác nhau để phù hợp với nhu cầu và đặc điểm công việc khác nhau của các công ty, như sau.

- Quản lý chấm công qua thẻ giấy và thẻ từ
- Quản lý chấm công thông qua quét vân tay
- Quản lý điểm danh thông qua FaceID (nhận diện khuôn mặt)
- Quản lý chấm công thông qua vị trí GPS

Bên cạnh việc theo dõi quá trình chấm công hàng ngày của nhân viên, HR phải quản lý chặt chẽ các đơn đăng ký phát sinh trong tháng như nghỉ phép, nghỉ phép không lương, chấm công bù… để đảm bảo quyền lợi của nhân viên và tính lương chính xác.

4. Tính lương

Để tính lương cho nhân viên, bộ phận nhân sự phải thu thập và hoàn thiện các thông tin, dữ liệu cấu thành nên tiền lương của nhân viên, bao gồm số ngày làm việc thực tế, hệ số lương, chỉ số KPI,…

Mỗi công ty có một cách tính lương khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của hệ thống lương và đặc điểm của vị trí công việc. Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ các yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính toán chính xác, đầy đủ và chính xác
- Tính lương kịp thời và đúng thời hạn yêu cầu

5. Trả lương

Bộ phận nhân sự lập bảng lương và trả lương cho nhân viên đúng thời hạn quy định sau khi được các bên liên quan kiểm tra. Hiện nay, có một số hình thức tính lương nhân viên có thể giúp công ty tối ưu hóa quy trình này:

- Trả lương trực tiếp cho nhân viên bằng tiền mặt
- Tạo phiếu lương và phát cho nhân sự; hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, công ty hoạt động theo nhóm, dự án.
- Chuyển lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng
- Phê duyệt trả lương qua dịch vụ trả lương của ngân hàng

6. Quyết toán thuế và đóng phí bảo hiểm

Trách nhiệm của mọi tổ chức, doanh nghiệp là quyết toán thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm cho người lao động của mình. Vì vậy, quá trình này phải được thực hiện nghiêm túc, kịp thời, đúng quy định của pháp luật.

Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương?

- Cập nhật quy định về lương thường xuyên

Các chính sách pháp luật lao động và các quy định về tiền lương luôn thay đổi và hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy, các công ty phải liên tục cập nhật, nắm bắt kịp thời để có những điều chỉnh phù hợp, đáp ứng các chuẩn mực pháp luật hiện hành và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

- Xây dựng chính sách lương rõ ràng, minh bạch

Đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quản lý tiền lương cần được ưu tiên hàng đầu vì nó góp phần tạo dựng niềm tin giữa nhân viên và đảm bảo uy tín của công ty. Các quy định, chính sách, cơ chế, tiền lương cần được công bố công khai trong nội bộ công ty bằng ngôn ngữ dễ hiểu, dễ tiếp cận để mọi nhân viên đều nhận thức được quyền lợi của mình trong tổ chức.

- Nhận phản hồi và đề xuất của nhân viên

Nguồn nhân lực là sức mạnh cốt lõi của một tổ chức và cũng là mục tiêu chính của quản lý tiền lương. Vì vậy, người quản lý cần chủ động ghi nhận những phản hồi, đóng góp của nhân viên để xác định những tồn tại trong quản lý tiền lương và đề xuất phương án cải tiến, khắc phục kịp thời. Lắng nghe nhân viên cũng có thể giúp công ty giảm thiểu rủi ro liên quan đến xung đột nội bộ.

>> Theo dõi và đăng ký các chương trình, khóa học sắp tới của 247 Business Tại Đây https://www.trananhtuan.com.vn

Thông tin liên hệ:
Hotline: 035 218 9996
Gmail liên hệ: care.247business@gmail.com
Nhắn tin tư vấn: m.me/ct247business